Курс «Офис-менеджер: помощник руководителя с оформлением документов в 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3»

1 занятие

Основы работы офис-менеджера

• Требование профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

• Обязанности офис-менеджера.

• Планирование рабочего дня и организация рабочего места.

• Взаимодействие с руководством и сотрудниками организации. Координация работы офиса.

• Организация командировок, бронирование билетов и отелей.

• Участие в планировании рабочего дня руководителя.

• Взаимодействие со сторонними организациями.

• Способы отправки документов: курьерская и почтовая доставки.

ПРАКТИКА: подготовить предварительный расчет затрат на командировку, оформить служебное задание (форма Т-10а), приказ на командировку (Т-9), командировочное удостоверение (Т-10), авансовый отчет (АО-1)

2 занятие

Общее делопроизводство. Нормативная база

• Основополагающие нормативные документы по делопроизводству.

• Классификация документов: виды, типы.

• Разработка номенклатуры дел организации.

• Создание инструкции по делопроизводству предприятия.

• Требование к оформлению документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты документа.

• Оформление и распределение входящих документов.

• Правила оформления приказов и распоряжений.

• Работа с персональной и конфиденциальной информацией (документы с грифом ограничения доступа).

• Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов.

ПРАКТИКА: набрать на компьютере текст приказа и распоряжения с учетом соблюдения всех требований, предъявляемых к оформлению

3 занятие

Деловое письмо, как основная форма коммуникации

• Виды писем и их оформление (гарантийное, служебное, сопроводительное, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-приглашение).

• Особенности речевого этикета в деловой переписке.

• Осуществление контроля за исполнением распорядительных документов.

• Правила оформления протокола совещания.

• Особенности оформления остальных документов (акт, служебная записка, объяснительная, докладная, справка).

ПРАКТИКА: набрать на компьютере текст протокола, акта, письма-приглашения, справки с учетом соблюдения всех требований, предъявляемых к оформлению

4 занятие

Кадровое делопроизводство

• Пошаговая процедура оформления приема, перевода и увольнения работника.

• Требования к оформлению личной карточки работника Т-2.

• Виды стажа, правила расчета.

• Трудовая книжка: правила ведения, учета и хранения.

ПРАКТИКА: заполнение унифицированных форм приказов о приеме (Т-1), переводе (Т-5), увольнении (Т-8), заполнение трудовой книжки, расчет стажа.

5 занятие

Учет рабочего времени

• Ведение табеля учета рабочего времени.

• Виды отпуска. Правила подсчета стажа, дающего право на отпуск.

• Оформление графика отпусков и приказов на отпуск.

• Документальное оформление нарушений внутреннего трудового распорядка. Виды дисциплинарных взысканий.

ПРАКТИКА: оформление табеля (формы Т-12, Т-13), графика отпусков (Т-7), приказа на отпуск (Т-6)

6 занятие

Текущее изготовление, использование и хранение документов, печатей и штампов. Передача документов в архив

• Организация хранения документов в процессе их использования и после него

• Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

• Подготовка документов к сдаче в архив

ПРАКТИКА: подшить документы для передачи в архив

7 занятие

Ведение телефонных переговоров

• Этапы телефонных переговоров

• Открытые и закрытые вопросы

• Приемы подстройки и присоединения к собеседнику

• Техника перехвата инициативы

• Негативные и позитивные слова и обороты

• Работа с возражениями собеседника

• Корректный отказ собеседнику

• Вежливое завершение телефонных переговоров

ПРАКТИКА: работа в парах по отработке навыков телефонных переговоров

8 занятие

Деловой этикет

• Внешний облик делового человека.

• Этикетные правила: приветствие, обращение, знакомство; мимика, жесты, походка.

• Нормы служебного этикета: прием посетителей и общение с ними, прием сотрудников.

• Искусство устной речи: ведение деловой беседы, техника слушания, техника убеждения, постановка вопросов и техника ответов на них.

• Основные правила этикета при организации приемов у руководителя.

• Создание положительного имиджа компании. Создание уюта и благоприятной атмосферы в офисе

• Корпоративная культура. Корпоративный кодекс.

ПРАКТИКА: прийти на следующее занятие в деловом стиле одежды и общаться по правилам ведения деловой беседы

9 занятие

Психология делового общения

• Формы и технологии делового общения

• Этика делового общения

• Тайм-менеджмент: принцип SMART, Матрица Эйзенхауэра, закон Парето

• Конфликтология: профилактика и урегулирование конфликта

• Модели позитивного поведения

ПРАКТИКА: планирование собственного времени

10 занятие

ИТОГОВАЯ АТТЕСТАЦИЯ ПО ТЕМЕ

«Офис-менеджер: помощник руководителя»

11 занятие

Работа в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3»

Запуск программы 1С:ЗУП 8.3. Основные возможности программы. Основные объекты программы.Краткий обзор вариантов интерфейса программы. Область системных команд и панелей. Основные команды и их функции.

Настройка программы.

• Настройка параметров кадрового учета 

• Настройка параметров расчета зарплаты

Работа с классификаторами. Ввод данных об организации (учетная политика и другие настройки).

• Основные сведения, Ответственные лица

• Формирование оценочных обязательств (резервы) отпусков

• Настройка выплаты зарплаты, Воинский учет.

12 занятие

Администрирование. Заполнение производственного календаря.

Заполнение справочников организации:

• Подразделения

• Должности, классификатор ОКПДТР

Составление графиков работы сотрудников: шестидневка, неполное рабочее время, сменный. Составление Штатного расписания.

Ввод персональных данных в справочник «Сотрудники» («Физические лица»):

• Личные данные, Семья; Образование

• Трудовая деятельность (северная надбавка, общий и страховой стаж), Воинский учет 

13 занятие

Оформление приема на работу сотрудников (в том числе внешние совместители, сдельный заработок, неполная ставка).

Трудовой договор. Редактирование печатной формы (макета) ТД.

Назначение стандартных вычетов НДФЛ. Учет движения кадров:

• Кадровый перевод, Увольнение, Расчет при увольнении

• Среднесписочная (списочная) численность

Изменение оплаты труда. Изменение плановых начислений.

Индексация заработной платы. Составление договора гражданско-правового характера.

Регистрация, начисление и выплата отклонений:

• Командировка, Отпуск

• Отпуск по уходу за ребенком, Больничные листы

• Отпуск по беременности и родам

• Простой, Прогул, неявка, Отгул

14 занятие

Составление графика отпусков. Оплата за работу в выходные и праздничные дни. Оплата за сверхурочную работу.

Оформление совмещения должностей:

• Исполнение обязанностей сотрудника

• Расширение зон обслуживания

• Доплата 

Начисление и выплата материальной помощи, премии. Ввод разовых (плановых) начислений и удержаний. Оформление договора займа (выдача займа). Начисление и выплата заработной платы. Регистрация исполнительных листов.

Алименты, административные правонарушения.

15 занятие

• Ввод и формирование табеля учета рабочего времени. 

• Ввод и формирование справки для расчета пособий. 

• Особенности удаления помеченных объектов из программы. 

• Особенности работы с журналами документов. 

• Формирование отчётности по физлицам.

16 занятие

Итоговая контрольная работа