Ведение кадрового делопроизводства в Красноярске

Обычно ведение кадрового делопроизводства доставляет много труда и хлопот, так как приходится оформлять большое количество бумаг и документов (приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, график отпусков и другое), которые, в свою очередь, требуют специальные навыки и знания. Как правило, ведение кадрового делопроизводства в организации возлагают на секретариат и бухгалтерию, что в результате приводит к нарушениям и штрафам на работодателей.

Услуги ведения кадрового делопроизводства в основном востребованы в таких областях: торговые компании со средней численностью работников, торгово-розничные компании, маленькие предприятия, ремонтные компании, сервисные центры и т.д.

Ведение кадрового делопроизводства представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде, трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Помимо этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.

1) подготовку первичных кадровых документов:

• приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

• оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
• оформление справок с места работы;
• подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством.

3) ведение кадрового учета:

• ведение личных карточек персонала и личных дел;
• ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
• ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
• ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы:

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

• соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
• соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
• своевременность и правильность оформления увольнений;
• своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы;
• полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
• соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
• соблюдение нормативов по охране труда;
• периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
• других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия обязана организовать эффективную систему по защите персональных данных работников в соответствии с законодательством. Это подразумевает, что предприятие не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедании, политических взглядах и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежки за персоналом, подслушивания их телефонных переговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. и электронной, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.